El servidor de impresión se encarga de gestionar los trabajos de impresión de toda la red, permitiendo que todos los usuarios, independientemente de la ubicación física de su computadora y de la plataforma utilizada, puedan imprimir en una impresora determinada.

¿Cómo funciona?

Cuando los usuarios de la red quieren imprimir datos en una impresora de red compartida, envían sus datos a un servidor de impresora. Entonces el servidor envía los datos a una impresora compartida.

Un gestor (spooler) de impresión es el software que intercepta un trabajo de impresión que envía una aplicación (por ejemplo, un procesador de textos) a la impresora, y lo envía a una cola de impresión. Una cola de impresión es un búfer en el que se encuentra el trabajo de impresión hasta que la impresora estó preparada para imprimirlo.

La impresión en red consta de estos cuatro pasos:

• Una aplicación da formato a los datos del documento en una forma que pueda ser utilizada por la impresora y se los envía.
• El redirector del equipo envía los datos a la red, por donde viaja hasta el equipo servidor de impresión.
• El software de gestión de impresión del equipo servidor de impresión coloca los datos en una cola de impresión en el servidor.
• La cola de impresión guarda los datos hasta que la impresora estó preparada para imprimirlos.

Las colas de impresión suelen utilizar RAM para el almacenamiento debido a que pueden mover los datos más rápido que un disco duro. Sin embargo, si se han enviado varios trabajos a la impresora, la cola se llena, y estos documentos se envían al disco duro del servidor de impresión para que esperen su turno en la cola.